PYTANIA – ODPOWIEDZI nr 2.

W PRZETARGU NIEOGRANICZONYM NOSPR/16/2017

USŁUGA KOMPLEKSOWEGO SPRZĄTANIA SIEDZIBY NOSPR

Pytanie nr 1 Czy Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy?

Odp. nr 1: Wszystkie informacje, wymogi, zawarte są w SIWZ.

Pytanie nr 2: Zamawiający wymaga w ramach realizacji zamówienia, aby Wykonawca zapewnił serwis dzienny w strefie pracowniczej oraz strefie publicznej. Proszę o informację ile osób jest Wykonawca zobowiązany skierować do realizacji usługi serwisu dziennego ?

Odp. nr 2: Wg potrzeb. Organizacja pracy należy do Wykonawcy.

Pytanie nr 3: Czy Wykonawca ma wykonywać  serwis dzienny codziennie w przypadku pracy muzyków i pracowników Zamawiającego?

Odp. nr 3: SIWZ, Załącznik nr 6, Opis przedmiotu zamowienia, Opis usługi na sprzątanie, ust. III – określa zakres i czas „serwisu dziennego”.

Pytanie nr 4: Wykonawca wg wymagań zawartych w SIWZ jest zobowiązany wykonywać usługę również w dniach wolnych, które są dniami pracy orkiestry oraz zespołów i artystów gościnnych. Proszę o doprecyzowanie jak często w ciągu miesiąca występuje konieczność wykonywania usługi przez Wykonawcę w dniach wolnych od pracy?

Odp. nr 4: Ze względu na różną ilość dni wolnych od pracy w ciągu 12 miesięcy, w miesiącu, proszę wziąć pod uwagę, że koncerty odbywają się średnio 5 dni w tygodniu w sezonie artystycznym.

Pytanie nr 5: Na jakiej powierzchni Wykonawca jest zobowiązany wykonywać usługę w dniach w dniach wolnych od pracy?

Odp. nr 5: Na powierzchni użytkowanej, a więc np.  jeśli odbywa się koncert na Sali Koncertowej (1800 miejsc) – „Poranek symfoniczny” w niedzielę, przychodzi publiczność, orkiestra ok. 100 osób, personel techniczny i administracyjny ok. 30 osób, czynne są kasy, szatnie, toalety, używane są garderoby, pokoje gościnne, bufet, wszyscy przemieszczają się  po holach i korytarzach oraz schodach, korzystają również z wind– a więc usługa wykonywana musi być odpowiednio na tym obszarze. Wszystkie informacje o wielkości poszczególnych powierzchni w metrach kwadratowych -ujęte są w „Opisie przedmiotu zamówienia”.

Pytanie nr 6: Czy Wykonawca jest zobowiązany wykonywać usługę po imprezach zawartych w planie koncertów zamieszczonym na stronie Zamawiającego czy również po innych imprezach, które są organizowane przez inne podmioty, którym Zamawiający wynajmuje powierzchnie?

Odp. nr 6: Dane za 2016 r. GUS – sprawozdanie K-01 – ilość koncertów: 322. Plan koncertów zamieszczony na stronie internetowej NOSPR przeznaczony jest dla publiczności. Wewnętrznie NOSPR stosuje „Grafik zajętości sal koncertowych” (plan pracy) i go udostępnia Wykonawcy.

Pytanie nr 7: Jak często występują inne imprezy, organizowane przez podmioty wynajmujące powierzchnie u Zamawiającego?

Odp. nr 7: Zamawiający nie rozumie określenia „inne”. Nie ma znaczenia dla Wykonawców, kto jest organizatorem koncertów w NOSPR dla wykonywania usługi sprzątania. Wykonawca świadczy usługę dla Zamawiającego.

Pytanie nr 8: Jaką obsadę osobową jest zobowiązany Wykonawca zapewnić do obsługi dodatkowych imprez organizowanych przez najemców powierzchni?

Odp. nr 8:  Zamawiający nie rozumie określenia „dodatkowe”. Nie ma znaczenia dla Wykonawców, kto jest organizatorem koncertów w NOSPR dla wykonywania usługi sprzątania. Wykonawca świadczy usługę dla Zamawiającego.

Pytanie nr 9: Czy Wykonawca jest zobowiązany wyposażyć toalety w materiały higieniczne również w trakcie imprez organizowanych przez najemców powierzchni?

Odp. nr 9: Nie ma znaczenia dla Wykonawców, kto jest organizatorem koncertów w NOSPR dla wykonywania usługi sprzątania. Wykonawca świadczy usługę dla Zamawiającego.

Pytanie nr 10: Podczas ilu imprez poza kalendarium NOSPR, wykonawca będzie zobowiązany zapewnić usługę sprzątania wraz z dostawa materiałów higienicznych?

Odp. nr 10: Nie ma znaczenia dla Wykonawców, kto jest organizatorem koncertów w NOSPR dla wykonywania usługi sprzątania. Wykonawca świadczy usługę dla Zamawiającego.

Pytanie nr 11: Jaka wartość średniomiesięcznie Zamawiający zapłacił za usługę porządkową wykonawcy za ostatni kwartał wraz z obsługą imprez realizowanych przez podmioty zewnętrzne wynajmujące powierzchnie?

Odp. nr 11:  Dotychczasowy Wykonawca otrzymał wynagrodzenie zgodnie z zapisami umowy na usługę, na podstawie wystawionej faktury VAT, zgodnie z zakresem objętym dotychczasową umową, zawartą w wyniku przeprowadzonego rok temu przetargu nieograniczonego. 

Pytanie nr 12: Wykonawca składając ofertę często nie ma ustalonego podwykonawcy, na dzień złożenia oferty, w związku z powyższym wnosimy o zmianę zapisu określonego w pkt. 8.9 a) SIWZ na:

„Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podania przez Wykonawcę firm podwykonawców, o ile jest to wiadome na etapie składania ofert.

W przypadku wyboru najkorzystniejszej oferty, gdy wykonawca nadal będzie chciał powierzyć część zamówienia podwykonawcy, zamawiającemu zostanie wskazana nazwa podwykonawcy oraz dokumenty potwierdzające brak istnienia wobec podwykonawcy podstaw wykluczenia (określone w pkt. 8.9. d))”

Oraz zmianę zapisu określonego w pkt. 8.9. d) SIWZ na:

„Wykonawca, który zamierza powierzyć podwykonawcy wykonanie części zamówienia, a który nie jest podmiotem na którego zdolnościach lub sytuacji wykonawca polega na zasadach określonych w art. 22a ustawy, przed przystąpieniem do wykonania zamówienia przestawia dokumenty tego podwykonawcy wymienione w pkt. 8.1.  lit. d, e, f, g, k”

Pragniemy zauważyć, że oświadczenia żądane przez zamawiającego określone w pkt. 8.1. lit. a, c, l., dotyczą Wykonawcy , nie zaś podwykonawcy.

Ponadto zgodne z art.. 25a ust, 5) pkt.2) ustawy pzp oraz Rozporządzeniem Ministra Rozwoju (z dn. 27.07.2016 poz. 1126) w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia – zgodnie z §9 pkt. 3 ww. Rozporządzenia „Zamawiający może żądać od wykonawcy przedstawienia dokumentów wymienionych w § 5 pkt 1–9, dotyczących podwykonawcy, któremu zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia, a który nie jest podmiotem, na którego zdolnościach lub sytuacji wykonawca polega na zasadach określonych w art. 22a ustawy.”

Odp. nr 12: Zamawiający wprowadził odpowiednie zmiany do SIWZ, które opublikował oraz wprowadził zmianę w ogłoszeniu.

Pytanie nr 13: Czy wykonawca dobrze rozumie, iż Zamawiający określając w pkt 7.3 SIWZ iż Wykonawca winien wykazać co najmniej 3 usługi o tożsamym zakresie niniejszego zamówienia, żąda aby usługi były wykonane lub wykonywane w obiektach , w których są organizowane imprezy dla co najmniej jeden tysiąc uczestników?

Odp. nr 13: Zapis w SIWZ 7.3. jest wyczerpujący i jednoznaczny.

Pytanie nr 14: W związku z faktem, że Zamawiający w prowadzonym przez siebie postępowaniu będzie badał cenę każdej oferty uwzględniających co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę/minimalną stawkę godzinową, proszę o udzielenie odpowiedzi, w jaki sposób Zamawiający weryfikował będzie, czy wspomniane minimalne wynagrodzenie/minimalna stawka godzinowa nie będą – w celu obejścia obowiązujących przepisów – pomniejszane przez wykonawców o koszty korzystania przez pracowników ze sprzętu lub wyposażenia niezbędnego do wykonania usługi albo inne koszty, np. koszty szkoleń?

Pytanie motywowane jest faktem, iż w związku ze zmianami legislacyjnymi w zakresie minimalnego wynagrodzenia za pracę, obecnie wszystkie Oddziały ZUS mają obowiązek badania sposobu wynagradzania personelu, zatrudnionego przez przedsiębiorców do świadczenia usług. Za praktyki naganne, zagrożone sankcjami, ZUS uznaje m.in. pomniejszanie minimalnego wynagrodzenia/minimalnej stawki godzinowej personelu o różne koszty dodatkowe, w tym koszty korzystania ze sprzętu, wyposażenia niezbędnego do wykonania usługi lub koszty szkoleń. Weryfikacja powyższych praktyk może także następować poprzez bezpośrednie zwracanie się ZUS do Zamawiających – jako Zleceniodawców, wydatkujących środki publiczne, o udzielenie informacji w zakresie sposobu świadczenia usług na ich rzecz.

Odp. nr 15: Wykonawca ma udowodnić, że zmiana wartości umowy będzie zasadna.

Pytanie nr 16: Mając na uwadze treść wzoru umowy wnosimy o zmianę o 50% wysokości kar umownych zastrzeżonych w powyższych przepisach

W doktrynie prawa zamówień publicznych oraz w aktualnym orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych dominuje pogląd, że ustanawianie przez zamawiającego w umowie rażąco wysokich kar umownych uznać należy bezwzględnie za naruszenie zasad zachowania uczciwej konkurencji wyrażonej w przepisie art. 7 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, nr 164, poz. 1163 z późn. zm.), które może być uzasadnioną podstawą do żądania unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie art. 93 ust. 1 pkt. 7 ustawy prawo zamówień publicznych z uwagi, iż postępowanie jest obarczone wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego. Stanowisko powyższe znajduje pełne potwierdzenie m.in. wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 31 lipca 2015 r. sygn. akt: KIO/1519/15. Zważyć bowiem należy, że kara umowna (odszkodowanie umowne) ze swojej istoty ma charakter wyłącznie odszkodowawczy i  kompensacyjny, a nie zaś prewencyjny. Ustalenie przez Zamawiającego zbyt wygórowanych kar umownych dla wykonawców stanowi zatem bezspornie rażące naruszenie prawa w zakresie równości stron umowy, co w konsekwencji prowadzi do sprzeczności celu takiej umowy z zasadami współżycia społecznego i skutkować winno bezwzględną nieważność czynności prawnej na podstawie przepisu art. 3531 k.c. w związku z art. 58 § 1 k.c. Należy mieć również na względzie stanowisko Sądu Najwyższego wyrażone w wyroku z 29 listopada 2013 roku Sygn. akt I CSK 124/13, dotyczącego przesłanek miarkowania kar umownych jako rażąco wygórowanych. W uzasadnieniu wyroku Sąd wskazał, iż „kara umowna nie może być instrumentem służącym wzbogaceniu wierzyciela, a zatem przyznającym mu korzyść majątkową w istotny sposób przekraczającą wysokość poniesionej przez wierzyciela szkody. Celem miarkowania kary umownej jest natomiast ochrona równowagi interesów stron i zapobieżenie nadmiernemu obciążeniu dłużnika oraz niesłusznemu wzbogaceniu wierzyciela”.

Odp. nr 16: Zamawiający nie uważa, że wysokość kar jest rażąco wysoka.

Pytanie nr 17: Czy na potwierdzenie postawionego warunku w SIWZ pkt. 8.1pkt. j) wystarczającym będzie aby Wykonawca przedstawił certyfikat ISO Zakres certyfikacji: zarządzanie i realizacja usługi utrzymania czystości lub równoważny?

Odp. nr 17: Tak. Ważny.

Pytanie nr 18: Czy zamawiający akceptuje wystawianie i dostarczanie w formie elektronicznej, w formacie PDF: faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur, zgodnie z art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2016 r., Nr 710, z późn. zm.)?

Jeżeli tak, to bardzo proszę o modyfikację wzorca umowy w zakresie sposobu rozliczania się z wykonanej usługi poprzez dodanie następujących zapisów:

1.      Strony akceptują wystawianie i dostarczanie w formie elektronicznej, w formacie PDF: faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur, zgodnie z art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2016 r., Nr 710, z późn. zm.).

2.      Faktury elektroniczne  będą Zamawiającemu wysyłane na adres e-mail: ……………

3.      Zamawiający zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o każdorazowej zmianie ww. adresu mailowego.

4.      Osobą upoważnioną do kontaktów w sprawie e-faktur ze strony Zamawiającego jest …………………….

Odp. nr 18: Zamawiający nie widzi potrzeby wprowadzania zmian do „Istotnych postanowień umowy”.

Katowice, 2017-07-17

Komisja przetargowa NOSPR