PYTANIA – ODPOWIEDZI

W PRZETARGU NIEOGRANICZONYM NOSPR/17/2018

USŁUGA KOMPLEKSOWEGO SPRZĄTANIA SIEDZIBY NOSPR

 

Zestaw nr 1

Pytanie nr 1:

W związku z jawnością umów zawartych w oparciu o ustawę prawo zamówień publicznych, proszę o podanie nazwy firmy, która obecnie świadczy usługę sprzątania.

Odp. nr 1:          

Impel Facility Service Sp. z o.o.

 

Pytanie nr 2:

W związku z jawnością umów zawartych w oparciu o ustawę prawo zamówień publicznych, proszę o podanie wartości faktur netto za marzec, kwiecień i maj 2018 roku, którymi obecny Wykonawca usługi kompleksowego sprzątania obciążył Zamawiającego.

Odp. nr 2:

III/2018 – 40544,61 zł, IV/2018 – 40544,61 zł, V/2018 – 40544,61 zł

 

Pytanie nr 3:

Proszę o podanie kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia.

Odp. nr 3: Zgodnie z art. 86 ust. 3 Pzp, kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia zostanie podana bezpośrednio przed otwarciem ofert.

 

Pytanie nr 4:

Proszę o podanie ilości koszy na śmieci oraz ich pojemności.

Proszę o podanie ilości sanitariatów, ilości toalet oraz pisuarów.

Proszę o podanie ilości pracowników zatrudnionych w NOSPR.

Odp. nr 4:

- kosze: ok. 300 sztuk o pojemności 35 l i 60 l.

- muszle:  ok. 150

- pisuary: ok. 100

- sanitariaty, toalety – wielkości zostały podane w SIWZ w opisie przedmiotu zamówienia „razem” w - metrach kwadratowych

- ilość pracowników: 185 osób

 

Zestaw nr 2

 

Pytanie nr 1:

Prosimy o wskazanie liczby osób do zapewnienia przez Wykonawcę w ramach serwisu dziennego w sezonie artystycznym wrzesień  - czerwiec?

Odp. nr 1: Zamawiający nie wpływa na organizację pracy Wykonawcy.

 

Pytanie nr 2:

Prosimy o potwierdzenie, że osoby wymagane do zapewnienia w ramach serwisu dziennego są to, inne osoby niż wskazane w specyfikacji przez Zmawiającego jako minimalny wymóg (15 etatów) do realizacji usługi sprzątania?

Odp. nr 2: Ilość osób do serwisu dziennego mieści się w minimalnym wymogu osób/etatów. Zamawiający nie potwierdza, ze są to inne osoby.

 

Pytanie nr 3:

Prosimy o potwierdzenie, że w wynagrodzenie umowne, zgodne ze złożoną ofertą, obejmuje bieżące utrzymanie czystości oraz obsługę imprez wskazanych w kalendarium na stronie internetowej Zamawiającego obowiązującego najpóźniej w dniu składania ofert?

Odp. nr 3: Wynagrodzenie umowne obejmuje bieżące utrzymanie czystości i obsługę imprez.

Zamawiający nie potwierdza zapisu: „że w wynagrodzenie umowne, zgodne ze złożoną ofertą, obejmuje bieżące utrzymanie czystości oraz obsługę imprez wskazanych w kalendarium na stronie internetowej Zamawiającego obowiązującego najpóźniej w dniu składania ofert”.

 

Pytanie nr 4:

Prosimy o potwierdzenie, że Wykonawca winien zapewnić serwis dzienny zgodnie z kalendarium na stronie internetowej Zamawiającego obowiązującego najpóźniej w dniu składania ofert?

Odp. nr 4: Zamawiający nie potwierdza tezy Wykonawcy zawartej w pytaniu.

 

Pytanie nr 5:

Proszę o doprecyzowanie postanowień dotyczących waloryzacji wynagrodzenia umownego – zapisy § 4 ustęp 3a) w zakresie:

a) w jakim terminie wykonawca może złożyć wniosek o waloryzację,

b) w jakim terminie wniosek ten zostanie rozpatrzony przez zamawiającego,

c) czy zmiana wynagrodzenia nastąpi od momentu zmiany przepisów bezpośrednio wpływających na tę zmianę oraz

d) czy wartość zwaloryzowanego wynagrodzenia zrekompensuje wzrost wszystkich udokumentowanych  przez wykonawcę kosztów, związanych ze zmianami legislacyjnymi mającymi bezpośredni wpływ na wzrost kosztów realizacji umowy?

Odp. nr 5: Termin złożenia wniosku, zakresu wprowadzonych zmian, wzrostu kosztów –  zależy od Wykonawcy.

Rozpatrzenie wniosku o waloryzację zależy od jego treści i terminu złożenia.

Zamawiający nie wie czy wartość zwaloryzowanego wynagrodzenia zrekompensuje wzrost wszystkich udokumentowanych przez wykonawcę kosztów.

 

Zestaw nr 3

Pytanie nr 1:

W związku z wprowadzeniem zapisów umożliwiających zmiany umowy zgodnie z dyspozycją art. 142 ust. 5 ustawy pzp wnosimy o wprowadzenie do projektu umowy obligatoryjnych w przypadku umów zawartych na okres dłuższy niż 12 miesięcy zapisów precyzyjnie określających zasady waloryzacji wynagrodzenia w przypadku zmian, o których mowa w art. 142 ust. 5 pkt 1) - 3) ustawy pzp, tj. od kiedy obowiązuje aneks, w jakim terminie należy się zwrócić o zmianę wynagrodzenia i w jakim terminie Zamawiający zobowiązuje się do odpowiedzi na wniosek.

 

Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 16 marca 2015r. o sygn. KIO 413/15 wskazuje, iż:

„zamawiający został zobligowany do określenia w umowie zasad wprowadzania odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy”. Dodatkowo KIO podkreśla, iż: „przyjąć należy, że owe zasady powinny precyzować kwestię waloryzacji wynagrodzenia na tyle, żeby w toku realizacji umowy strony nie toczyły sporów w tym zakresie, bądź dopiero wówczas rzeczywiście ustalały stosowne zasady”, a także, że: „intencją ustawodawcy było zobligowanie zamawiających do takiego uregulowania w umowach kwestii waloryzacji, aby w razie wystąpienia okoliczności uzasadniających uruchomienie mechanizmu waloryzacji strony nie toczyły sporów co do przebiegu tej procedury”.

W związku z tym, iż siwz oraz umowa, nie zawierają postanowień wymaganych przepisem art. 142 ust. 5 pzp, a termin realizacji zamówienia przekracza 12 miesięcy, proponujemy dokonanie zmiany SIWZ, poprzez dodanie do projektu umowy w par. 4 poniższych zapisów:

 

1. Strony zobowiązują się, iż każdorazowo dokonają (w formie pisemnego aneksu) zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy na mocy Umowy, w przypadku wystąpienia jednej ze zmian przepisów wskazanych w art. 142 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, tj. zmiany:

1)  stawki podatku od towarów i usług,

2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę

3)  zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

2.  Aneks, o którym mowa w ust. 1 powyżej, wchodzić będzie każdorazowo w życie z dniem wejścia w życie zmian przepisów, o których mowa w ust. 1 pkt. 1) - 3).

3.   W wypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 1) powyżej, wartość netto wynagrodzenia Wykonawcy (tj. bez podatku od towarów i usług) nie zmieni się, a określona w aneksie wartość brutto wynagrodzenia zostanie wyliczona z uwzględnieniem stawki podatku od towarów i usług, wynikającej ze zmienionych przepisów.

4.   W przypadku zmiany, o której mowa w ust 1 pkt. 2) powyżej, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie podwyższone w zakresie:

1) wartości, o jaką wzrosną całkowite koszty wykonania Umowy ponoszone przez Wykonawcę, a wynikające z podwyższenia wynagrodzeń poszczególnych pracowników biorących udział w realizacji pozostałej do wykonania, w momencie wejścia w życie zmiany, części zamówienia,  do wysokości wynagrodzenia minimalnego obowiązującej po zmianie przepisów lub jej odpowiedniej części, w przypadku osób zatrudnionych w wymiarze niższym niż pełen etat

2) dotychczasowej kwoty wynagrodzenia przysługującego odpowiednio przyjmującym zlecenie lub świadczącym usługi biorącym udział w realizacji części zamówienia pozostałej do wykonania do wysokości minimalnej stawki godzinowej;

3) dotychczasowej kwoty wynagrodzenia przysługującego pracownikom biorącym udział w realizacji części zamówienia pozostałej do wykonania o wysokość dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej

 

5.    W przypadku zmiany, o której mowa w ust 1 pkt. 3) powyżej, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie podwyższone o wartość, o jaką wzrosną całkowite koszty wykonania Umowy ponoszone przez Wykonawcę, wynikającą ze wzrostu kosztów wykonawcy zamówienia publicznego oraz drugiej strony umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej łączącej wykonawcę zamówienia publicznego z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, wynikających z konieczności odprowadzenia dodatkowych składek od wynagrodzeń osób zatrudnionych na umowę o pracę lub na podstawie innej umowy cywilnoprawnej zawartej przez wykonawcę z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, a biorących udział w realizacji pozostałej do wykonania, w momencie wejścia w życie zmiany, części zamówienia  przy założeniu braku zmiany wynagrodzenia netto tych osób.

 

6.  W przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt. 2) i 3), przed zawarciem aneksu, o którym mowa powyżej, Wykonawca winien złożyć Zamawiającemu pisemne oświadczenie o wysokości dodatkowych kosztów wynikających z wprowadzenia zmian, o których mowa w ust. 1 pkt 2) i 3). Aneks, o którym mowa w ust. 1 powyżej, powinien być zawarty przez Strony w terminie 30 dni od daty złożenia Zamawiającemu powyższego oświadczenia przez Wykonawcę, przed wejściem w życie zmian, o których mowa w ust 1 pkt 2) i 3).

 

Odp. nr 1: Zamawiający dopuszcza wprowadzenia zmian do umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz w zakresie wynikającym z art. 142 ust. 5 Pzp, po udokumentowaniu podstawy wzrostu kosztów w zgodzie z obowiązującymi ustawami.

 

Pytanie nr 2:

Wnosimy o wyrażenie zgody na zatrudnienie pracowników na umowę zlecenie w przypadku nagłych i niespodziewanych nieobecności, pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, wynikających z przyczyn losowych ( np. zwolnienia lekarskie, urlop na żądanie).Konieczność zachowania wymogu zatrudnienia wyłącznie na umowę o pracę w sytuacjach losowych, zdarzeniach niemożliwych do przewidzenia jest nierealne. Wykonawca nie jest w stanie przewidzieć ile osób będzie w danym okresie czasu np. na zwolnieniu lekarskim. Zatrudnienie na umowę o prace poprzedzane jest spełnieniem szeregu wymagań m.in. wykonaniem i dostarczeniem badań lekarskich  z zakresu medycyny pracy, czy szkoleń BHP, co w sytuacjach nagłych jest nierealne i wymaga dodatkowego czasu. W związku z powyższym wnosimy jak na wstępie.

Odp. nr 2: Wymogi Zamawiającego w związku z  zatrudnianiem pracowników zostały ujęte w opisie przedmiotu zamówienia oraz stanowią element oceny oferty.

 

Pytanie nr 3:

Wnoszę o zawarcie w par. 11  umowy, klauzuli, która umożliwi obu stronom rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem tj.: ,,każda ze stron ma prawo wypowiedzieć umowę z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia’’. Zaznaczam, iż sytuacja Zamawiającego przy kształtowaniu treści umowy jest silniejsza, dlatego powinien on brać pod uwagę nie tylko swoje interesy, ale także interesy wykonawcy i starać się ułożyć stosunek prawny tak, aby te interesy były zrównoważone.

 

Odp. nr 3: Prawo zamówień publicznych nie przewiduje możliwości wypowiadania umów . Jedynie w przypadku realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego uprawnienie zamawiającego do odstąpienia od umowy zawiera art. 145 ust. 1 Pzp, zgodnie z którym w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

 

Przepis art. 145 Pzp uprawnia zamawiającego do jednostronnego odstąpienia od umowy w razie, gdy interes publiczny przemawia za tym, jednakże w sytuacji, gdy nie można było tego przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Należy zauważyć, że co do zasady umowy w sprawach zamówień publicznych zawierane są na czas oznaczony, a cechą takich umów jest ich trwałość rozumiana w ten sposób, że przepisy Pzp nie przewidują możliwości dowolnego rozwiązywania takich umów zarówno przez zamawiającego, jak i wykonawcę. Jeżeli taka umowa jest wykonywana należycie, to powinna obowiązywać do upływu terminu jej wykonywania.

 

Pytanie nr 4:

Wnoszę o wyrażenie zgody na złożenie oświadczenia – załącznika nr 6 do SIWZ,  jako skutecznego w formie faksu lub w formie e-maila w terminie wskazanym w art.24 ust.5 pkt.11 – tj. 3 dni.

 

Oświadczenie złożone w formie faksu lub e-maila zostanie również wysłane w formie pisemnej – pocztą polecony. Prośba wykonawcy wynika z faktu, iż koszty złożenia oferty wzrosły, w ramach nowelizacji ustawy z dnia  22 czerwca 2016 roku o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (zwaną dalej ,,Ustawą’’).  Złożenie oświadczenia w terminie 3 dni w formie faksu czy też e-maila, pozwoli Zamawiającemu na dokonanie oceny, czy zachodzą wobec Wykonawcy przesłanki określone w art.24 ust.1 pkt.23 Ustawy i czy podlega on wykluczeniu. Ponadto ustawodawca nie wskazał w treści art.24 ust.5 pkt.11, iż powyższe oświadczenie musi zostać złożone w formie pisemnej w terminie 3 dni, stąd wniosek o wyrażenie zgody na przesłanie oświadczenia we wskazanym powyżej terminie faksem lub e-mailem jest pełni uzasadniony i zasługuje na uwzględnienie.

Odp. nr 4: SIWZ,  pkt. XII Opis sposobu przygotowania ofert – określa jednoznacznie w jakiej formie mają być złożone dokumenty.

 

Pytanie nr 5:

 

Wnoszę o wprowadzenie do par.11 Umowy zapisu: ,, Wykonawca ma prawo rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku zalegania Zamawiającego z zapłatą umówionego wynagrodzenia’’.

Odp. nr 5: Prawo zamówień publicznych nie dopuszcza takiej możliwości.

 

Pytanie nr 6:

Proszę o podanie maksymalnej % ilości zmniejszenia bądź wyłączenia zakresu wykonywania usługi w trakcie realizacji umowy. Zaznaczam, iż fakt zmniejszenia usługi wpływa na koszt jej wykonania, w szczególności jeżeli wykonawca na etapie składania ofert przyjmuje określoną w siwz liczbę m2 powierzchni sprzątania. Inaczej rozkładają się koszty przy mniejszej powierzchni  a inaczej przy większej, co ma istotny wpływ na ostateczną cenę.-dot. OPZ-rozdz. I pkt. 21.

Odp. nr 6: Zamawiający zaleca zapoznanie się z Opisem przedmiotu zamówienia.

 

Pytanie nr 7:

Czy pracownicy podwykonawcy (np. alpiniści) muszą być zatrudnieni na podstawie umowy o pracę? Zaznaczamy, że większość podwykonawców nie zatrudnia na podstawie umowy o pracę. Wnoszę zatem o możliwość zatrudnienia alpinistów na podstawie umów cywilnoprawnych. Pragnę zwrócić uwagę, iż są to prace sezonowe, wykonywane często raz na 2-3 miesiące.

Odp. nr 7: Opis przedmiotu zamówienia nie przewiduje zatrudniania alpinistów.

 

Pytanie nr 8:

Czy Zamawiający dopuszcza podwykonawstwo na etapie realizacji umowy w sytuacji, gdy wykonawca na etapie składania oferty nie wskazał iż będzie zlecał usługi podwykonawcom?

Odp.nr 8:  Zgodnie z zapisami w SIWZ pkt. VIII pdp. 8.9 „Podwykonawstwo”.

 

Pytanie nr 9:

Czy do realizacji usługi potrzebne będzie stosowanie technik alpinistycznych?

Odp. nr 9: Nie.

 

Pytanie nr 10:

Proszę o podanie średniej wartości faktur brutto za 3 ostatnie miesiące?

Odp. nr 10: 49869,87 zł brutto

 

Pytanie nr 11:

Proszę o informację, czy istnieje możliwość przeprowadzenia wizji, po uprzednim zgłoszeniu chęci wzięcia udziału w wizji w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie?

Odp. nr 11: Tak.

 

Pytanie nr 12:

Proszę o potwierdzenie, iż Zamawiający  wymaga przejęcia 1 pracownika na podstawie art.23’ KP?

Odp. nr 12: Nie.

 

Pytanie nr 13:

W przypadku konieczności przejęcia pracownika na podstawie art.23’ KP prosimy o:

a)      podanie średnich wynagrodzeń pracowników, których należy przejąć,

b)      przedstawienie regulaminu akcji socjalnej i obowiązującego regulaminu pracy celem uwzględnienia w kalkulacji wszystkich składników wynagrodzeń i innych (np. nagrody jubileuszowe) wpływających na koszty robocizny bezpośredniej

c)       określenie ilości zaległych urlopów, jak również informacji, czy w okresie trwania umowy pracownicy nabędą uprawnienia emerytalne

Odp. nr 13: Nie zachodzi okoliczność wynikająca z art. 23¹ Kp.